Organizzare un evento non è certo un compito facile e noi, tramite questo blog, stiamo provando a raccontarvelo. Gli aspetti da tenere in considerazione sono tanti, vi confidiamo che a volte sembrano tantissimi, e vanno dalla logistica al budget, dalle autorizzazioni alle assicurazioni passando per il fundraising e la produzione di gadget. 

Ecco quindi che entra in gioco una figura deputata a tenere le fila nelle “retrovie”, mettere ordine in un marasma di professionalità, idee e desideri da bilanciare con la fattibilità. Da un lato, deve essere una conoscitrice dell’arte, capace di apprezzare e valorizzare le opere che entrano in scena. Dall’altro, deve avere una mente ordinata e meticolosa, in grado di gestire pianificazioni, scadenze, budget e risorse umane Noi, per fortuna, abbiamo Silvia Moretti, che la Project Manager lo fa di professione in una società che si chiama Poetronicart. 

Ma se la immaginate come una fredda esecutrice di compiti e scadenze, sbagliate di grosso, il suo ruolo è più che altro simile a quello di un produttore esecutivo, un equilibrista tra creatività e organizzazione.   

“Il project manager – ci dice – prende in carico esigenze e obiettivi, gestione del budget, tempi e relazioni con tutti gli attori coinvolti (fornitori, finanziatori, volontari) per garantire la meta. In questo equilibrismo che richiede disciplina, metodo, valutazione delle criticità e anticipazione del rischio, non può mancare una dose di creatività (ogni problema è un’opportunità per sviluppare soluzioni) e di capacità relazionale fondata anzitutto sulla piena valorizzazione di tutte le maestranze coinvolte. Un buon progetto è il frutto di un intenso lavoro di squadra.”

Silvia parla di capacità relazionale perché il suo telefono è infuocato e, purtroppo per lei, i prossimi mesi non danno segno di miglioramento. 

“Il progetto è complesso soprattutto se messo in relazione alla natura no profit dell’Associazione Gottifredo che lo sta promuovendo. A differenza delle esposizioni precedenti, il dipinto è vincolato dalla Soprintendenza Speciale di Roma e la location, la Certosa di Trisulti, è un sito gestito dalla Direzione Regionale dei Musei del Lazio. Relazioni, protocolli e standard da garantire si alzano di livello.”

Insomma, ci sono diversi attori sul palco e  poi bisogna, purtroppo sempre, fare i conti con il budget. La mostra è finanziata dai contributi di tante realtà, locali e non, che hanno scelto di sostenerla e dalle donazioni dei singoli cittadini che hanno aderito alla campagna di crowdfunding. Tuttavia stiamo procedendo con un’attenzione millimetrica per mantenere un elevatissimo livello qualitativo senza eccedere le risorse a disposizione. 

“Le difficoltà maggiori sono proprio inerenti questo capitolo: pesa sul budget l’aumento dei costi dei materiali e la crisi economica diffusa che ci ha portato a operare intensamente per la raccolta di fondi pubblici e privati.”

Se da una parte però la carenza di risorse economiche rappresenta la principale difficoltà, dall’altra la coesione e la professionalità del capitale umano, soci volontari e fornitori esterni, che sta lavorando alla realizzazione della mostra è la vera forza di questo progetto.

“Tutti sono caratterizzati da un alto livello di professionalità e dedizione e da un importante radicamento nel territorio. Da segnalare che tra i fornitori la scelta è stata quella di prediligere professionisti under 40. Sicuramente il team costituito è pronto e maturo per essere messo alla prova su altri progetti espositivi.”

La squadra operativa è composta da circa 20 persone ma, giustamente, ogni professionista contribuisce all’idea realizzativa mettendoci del proprio. Le architette suggeriscono una nuova forma di allestimento, il responsabile tecnologico consiglia di installare tre schermi, il curatore propone di spostare l’opera e l’elettricista fa notare come quel cablaggio ipotizzato dal progetto non è possibile per via del quadro elettrico troppo distante. Così l’idea originaria si compone step by step, subisce modulazioni, aggiunte e prende forma.

“Il progetto però è stato rispettato nella sua globalità. L’unico cambiamento davvero significativo è stato il passaggio da un’ipotesi iniziale di mostra con biglietto d’ingresso, seppur simbolico, all’ingresso gratuito, peculiarità della Certosa di Trisulti. Pur essendo perfettamente in linea con la natura di un’associazione no profit, questo passaggio ha determinato una importante riformulazione del budget.”

Capito quindi che Silvia vive professionalmente tra mail, numeri e proiezioni, se c’è una persona che può sbilanciarsi, quella, è proprio lei. Ecco perché non potevamo salutarla senza chiederle una previsione. 

“20.000 visitatori. La cifra è confortata dall’ordinaria affluenza di visitatori presso la Certosa, sito davvero eccezionale, ma anche dagli sforzi di comunicazione che stiamo mettendo in atto e dal coinvolgimento delle scuole del territorio per visite e percorsi didattici.”